Je commence une nouvelle mission d’accompagnement en binôme avec Thomas Aubry.

Clarification

Nous aimons reclarifier le mandat en début d’accompagnement. Il peut exister un décalage entre ce qui se dit au démarrage et en avant-vente, en avant du projet. Ce n’est pas seulement une question de temporalité mais aussi de personnes : quelles personnes ai-je rencontrées en amont ? Avec quelles personnes vais-je travailler ? Qui est le sponsor ? Qui paie cette transformation, cet accompagnement ?

Puis, comme souvent, nous avons commencé par des observations de réunions, des rituels agiles mais pas que. Nous commencons aussi par des interviews de tous les types de profils (management, il peut y avoir plusieurs niveaux, product owner, data scientists, data engineers, …).
D’habitude, je garde cela pour moi, pour m’organiser, pour me constituer une base de réflexion. Cette fois-ci, je me suis lancé avec Thomas dans la rédaction d’un rapport que l’on appelle souvent rapport d’étonnement.

Rapport d’étonnement

Un excellent exercice

Je l’ai dit et je le redis, écrire c’est d’abord pour soi, pour structurer sa pensée, pour combler les trous du storytelling que la pensée enjambe. Ce rapport, nous comptons bien le remettre dans les mains du client mais le rédiger est déjà un formidable exercice de structuration de la pensée.

Le nôtre est organisé en 3 parties :

• Les point positifs. il ne faut pas évacuer toutes les choses positives déjà observées et qu’il convient de faire perdurer, d’amplifier ou de répandre
• Les axes d’amélioration énoncés par les personnes interviewées.
• Et enfin les préconisations que nous proposons

Le mal nommé ?

Quand on parle d’un rapport d’étonnement, c’est pas pour étonner le client, c’est nous, Thomas et moi, en tant que personnes exterieures qui nous étonnons de constater certaines choses.

Pourquoi je précise cela ? Car je me suis aperçu que le mot “étonnement” pouvait engendrer une attente “à être étonné.e”. En tant que coach ou que scrum master, nous n’avons pas vocation à étonner, à faire en sorte que les personnes soient surprises, estomaquées…
C’est un rapport de ce que nous avons observé, entendu. A ces faits positifs ou négatifs s’ajoutent des préconisations qui sont l’objet de discussions avec les personnes que nous accompagnons.
Ce rapport est un instantané, une vision forcément parcellaire. Il a pour but d’offrir un regard neuf, un regard de coach accoutumé aux problématiques organisationnelles.

A-t-il pour but d’étonner le client ? Non, elles connaissent sans doute une partie de ce que j’ai écrit, peut-être tout. Ce rapport offre une confrontation avec soi-même, avec ce que l’autre a vu, a entendu, avec ce que l’autre préconise.

Restitution

Storytelling

L’ambition de le présenter aux personnes que nous allons accompagner nous oblige donc à structurer notre pensée sur le papier mais aussi à l’oral. À l’oral, hors de question de lire notre prose. Un autre exercice commence : et si nous faisions un et un seul A4 pour présenter nos observations et nos préconisations ? Un A4 de notre rapport d’étonnement comme un elevator pitch d’un produit.

Quelques questions que nous nous sommes posées :

• Qu’est-ce qui nous semble le plus important par rapport à notre mandat ? Par rapport à ce que nous avons entendu ? Par rapport à leurs points de douleurs ? A leurs ambitions ?
• Quelle forme voulons-nous/devons-nous donner à la restitution? Essayons-nous de les projeter ? De leur fournir notre vision ? Ou au contraire est-ce que nous leur parlons que des actions préconisées ?
• Comment organisons-nous la restitution? Comment leur raconter ? En suivant le rapport point par point ? En utilisant le storytelling ?

Nous avons tout d’abord choisi une histoire en 3 temps, sans préciser de dates ;-). Trois temps que le storytelling ordonne séquentiellement, dans la vraie vie il en sera tout autrement. Nous avons tenu à leur exprimer notre vision de chaque temps, des visions comme des titres de chapitre de l’histoire. Un titre c’est court, le choix des mots a été l’objet de nombreux essais.
Nous avons par exemple rejeté le mot “harmoniser” pour la deuxième étape, qui donnait l’impression de vouloir faire le même “agile” dans toutes les équipes et avons préféré “stabiliser” qui traduit mieux ce que nous voulions exprimer. La volonté de raconter une histoire, d’avoir des titres courts, d’exprimer notre vision, a fait ressortir une cohérence et une dynamique dans ce que nous voulions proposer.

Exprimer la vision n’était à notre avis pas suffisant, pas suffisant de projeter les personnes vers un futur proche ou non. Il nous semblait important de détailler avec des activités, pas avec des actions concrètes, mais bien des activités. Une activité c’est par exemple : mentorer tel rôle, standardiser tels rituels, mettre en place des cycles d’amélioration continue.

Je n’avais jamais fait cet exercice de tout résumer en une feuille A4. Je trouve qu’il va encore plus loin dans la structuration de la pensée qu’un rapport de plusieurs pages. Le challenge est intéressant. Intellectuellement, c’était très intéressant.

Nous l’avons essentiellement fait à deux, il y a également le regard de deux autres personnes. Les conversations ont été importantes pour la construction de ce A4, elles nous ont fait parler, l’intention s’est dévoilée au fur et à mesure.

Pas une silver bullet

Malgré tout, je vois deux écueils à cet exercice :

• il nous offre un plan, il offre un plan aux personnes et nous savons qu’ “aucun plan ne résiste au premier contact de l’ennemi” et que “la carte n’est pas le territoire”.
• C’est aussi le risque, au-delà du plan, d’une trop grande simplification.

Mais il guide, propose des mécaniques, un ordonnancement qui nous semble logique à cet instant.

Nous verrons.

La prochaine fois ?

La prochaine fois, je referai le rapport d’étonnement, je serai sans doute plus vigilant au comment les personnes perçoivent, interpètent le mot “étonnements”. Je referai l’exercice de résumé même s’il est imparfait.

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